Czym jest KSeF?
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma do obsługi faktur w jednej, wspólnej bazie. Służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Najprościej: zamiast wysyłać fakturę mailem jako PDF albo drukować ją na papierze, firma przekazuje fakturę do KSeF. System zapisuje ją w centralnej bazie i nadaje jej unikatowy numer KSeF, który identyfikuje konkretną fakturę.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, z nadanym przez system numerem identyfikującym. Taką definicję wprost podaje ustawa o VAT, a MF opisuje ją w materiałach KSeF. Taka faktura ma postać pliku w formacie XML, zgodnego z oficjalną strukturą e-Faktury. To nie jest PDF wysłany w załączniku — PDF może być tylko podglądem, a właściwą fakturą jest dokument w standardzie KSeF.
Jak to działa w praktyce
- Wystawiasz fakturę jako fakturę ustrukturyzowaną i przekazujesz ją do KSeF.
- KSeF zapisuje dokument w centralnej bazie i nadaje mu numer KSeF.
- Kontrahent ma dostęp do tej faktury w KSeF, a nie przez skrzynkę mailową (dostępy są zarządzane uprawnieniami).
- Wystawienie i wysyłka faktury do KSeF.
- Nadanie numeru KSeF i zapis w bazie.
- Odbiór faktury przez kontrahenta w KSeF.
Co to daje firmie z sektora MŚP?
Największa zmiana jest taka, że faktury są ujednolicone i trzymane w jednym miejscu. KSeF przechowuje e-faktury przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. To upraszcza dostęp do dokumentów w razie kontroli, reklamacji albo zwykłego szukania faktury sprzed kilku lat.
Marek Wojewodzic
Prawnik Kancelarii iBiuro24
Specjalista ds. obsługi prawnej oraz rejestracji spółek z o.o. Od 20 lat zajmuje się kompleksowym prowadzeniem procesów rejestracji i sprzedaży spółek.