CRBR – Jak zgłosić beneficjenta rzeczywistego
Zaczynamy od wejścia na stronę Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych pod adresem: https://crbr.podatki.gov.pl. Po załadowaniu pojawi się strona startowa rejestru.
Na pierwszej zakładce, czyli Wyszukaj, mamy możliwość odnalezienia spółek już figurujących w rejestrze oraz sprawdzenia, w których podmiotach konkretna osoba pełni rolę beneficjenta rzeczywistego. Wystarczy wpisać NIP spółki lub PESEL interesującej nas osoby.
Żeby rozpocząć procedurę wpisu, wybieramy opcję Utwórz zgłoszenie.
Krok 1 – NIP i rodzaj podmiotu
Cały proces składa się z czterech etapów. Na początku podajemy NIP spółki, a następnie wskazujemy jej formę organizacyjną z dostępnej listy.
Krok 2 – Typ zgłoszenia
Na tym etapie wybieramy Utwórz nowe zgłoszenie. Jeżeli w przyszłości będziemy aktualizować dane spółki, w tym miejscu pojawią się informacje o wcześniej złożonych wnioskach. Tutaj również istnieje możliwość sprostowania zgłoszenia w razie wykrycia pomyłki.
Konieczne jest także wskazanie daty zdarzenia. Gdy zmiana beneficjenta wynika np. ze sprzedaży udziałów, właściwą datą będzie dzień zawarcia umowy zbycia. Dla nowo powstałych spółek będzie to dzień wpisu do KRS. Z kolei spółki, które istniały już w chwili uruchomienia rejestru, powinny wpisać datę przesłania zgłoszenia do CRBR.
Krok 3 – Formularz z danymi spółki i beneficjentów
Trzeci etap to główny formularz, który dzieli się na trzy sekcje: dane spółki (część A), dane beneficjentów rzeczywistych (część B), dane zgłaszających (część C) oraz oświadczenie o odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych informacji (część D).
W sekcji A uzupełniamy numer KRS, pełną nazwę spółki oraz adres jej siedziby.
W sekcji B wprowadzamy dane poszczególnych beneficjentów. Każda osoba wymaga odrębnego profilu zawierającego PESEL, imiona, nazwisko, kraj obywatelstwa i kraj zamieszkania. Osoby nieposiadające numeru PESEL identyfikowane są na podstawie daty urodzenia. Beneficjentem jest osoba posiadająca minimum 25% udziałów.
Kolejne osoby dodajemy przyciskiem Dodaj beneficjenta.
Dla każdej wpisanej osoby trzeba określić charakter uprawnień. Zdarza się, że ta sama osoba spełnia kilka kryteriów jednocześnie (np. ma bezpośrednie uprawnienia właścicielskie i pośrednie uprawnienia) – wówczas należy wykazać je wszystkie, korzystając z przycisku Dodaj informacje o udziałach lub uprawnieniach beneficjenta.
Dostępne podstawy wpisu to:
Bezpośrednie uprawnienia właścicielskie
odnosi się do osób, które osobiście dysponują więcej niż 25% udziałów lub głosów na zgromadzeniu wspólników. Należy podać wartość udziałów w złotych (PLN) i opisać ewentualne uprzywilejowanie – zazwyczaj wybieramy „rodzaj uprzywilejowania” brak.
Pośrednie uprawnienia właścicielskie
obejmuje osoby sprawujące kontrolę nad podmiotami posiadającymi łącznie ponad 25% udziałów lub głosów. Chodzi tu o sytuacje, w których dana osoba została uznana za beneficjenta rzeczywistego podmiotu pośredniczącego. W formularzu opisujemy słownie strukturę powiązań, np. „Posiada 60% udziałów w spółce XYZ sp. z o.o., która z kolei posiada 30% udziałów w spółce.”
Inne uprawnienia
dotyczą przede wszystkim osób na wyższych stanowiskach kierowniczych, gdy nie da się ustalić beneficjenta rzeczywistego w żaden inny sposób. Mogą też obejmować osoby posiadające szczególne uprawnienia wynikające z umowy spółki lub porozumienia między wspólnikami. Podstawę wpisu opisujemy słownie.
Zgłaszający
W sekcji C wprowadzamy dane osoby zgłaszającej, która jest uprawniona do reprezentacji spółki – zazwyczaj jest to Prezes Zarządu, prokurent, likwidator. Istnieje możliwość skopiowania danych beneficjenta, jeśli jest to tożsama osoba z beneficjentem.
Na zakończenie potwierdzamy oświadczenie o świadomości odpowiedzialności karnej i klikamy Dalej.
Krok 4 – Podpis i wysyłka
Po przejściu dalej wyświetla się podsumowanie wprowadzonych danych – warto je dokładnie zweryfikować. Na tym etapie można także wyeksportować zgłoszenie do pliku XML (przycisk Zapisz do pliku XML), co jest jedynym sposobem na zachowanie wypełnionego formularza do późniejszego wykorzystania.
Zgłoszenie musi być podpisane zgodnie z obowiązującymi w spółce zasadami reprezentacji.
Ministerstwo Finansów nie zezwala na podpisywanie zgłoszenia przez pełnomocnika, dopuszcza natomiast podpis prokurenta.
Do podpisu można użyć profilu ePUAP lub podpisu kwalifikowanego. Po kliknięciu przycisku Podpisz dokument zostaniemy przekierowani na stronę na której możemy pobrać formularz w formacie XAdES oraz przejść do strony składania podpisu po przyciśnięciu przycisku Podpisz. Na kolejnej stronie mamy możliwość wybrania sposobu podpisu.
Podpis przez Profil Zaufany
Wybierając ten sposób podpisu – system przeniesie nas na stronę Profilu Zaufanego, gdzie składamy podpis.
Certyfikat kwalifikowany
Wybierając ten sposób podpisu konieczne jest posiadanie zainstalowanej aplikacji Podpis GOV – która można pobrać i zainstalować na stronie składania podpisu. Jeśli mamy już zainstalowaną aplikację Podpis GOV naciskamy przycisk Podpisz co spowoduje uruchomienia aplikacji (czasami system wymaga udzielenia zgody na uruchomienie aplikacji) i wybieramy nasz podpis kwalifikowany za pomocą którego chcemy podpisać zgłoszenie a następnie postępujemy zgodnie z informacjami w aplikacji.
Po prawidłowym podpisaniu zostaniemy przekierowani na stronę, gdzie klikamy Wyślij zgłoszenie, a potem potwierdzamy przyciskiem Akceptuj. System wyświetli kod referencyjny, który należy skopiować – będzie potrzebny do pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
Aby pobrać UPO, wracamy na stronę główną rejestru i wybieramy Sprawdź status zgłoszenia, po czym wklejamy zapisany numer referencyjny. Potwierdzenie można pobrać w formacie XML lub PDF.
Po krótkim czasie dane ze zgłoszenia powinny być widoczne w rejestrze. Można to zweryfikować w zakładce Wyszukaj, szukając spółki po NIP-ie lub beneficjentów po PESEL-u. Warto pamiętać, że informacje o reprezentantach nie wyświetlają się przy wyszukiwaniu po numerze PESEL – widoczne są jedynie przy wyszukiwaniu spółki po NIP-ie.
Marek Wojewodzic
Prawnik Kancelarii iBiuro24
Specjalista ds. obsługi prawnej oraz rejestracji spółek z o.o. Od 20 lat zajmuje się kompleksowym prowadzeniem procesów rejestracji i sprzedaży spółek.
